Das richtige Retourenmanagement-Tool finden: 10 Fragen, die du dir stellen solltest

82 % der Online-Shopper sagen: Ein klarer, transparenter Retourenprozess erhöht die Kaufwahrscheinlichkeit.1 Die Basis dafür? Das passende Retourenmanagement-Tool.

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Ein gut durchdachter Prozess stärkt deine Brand, steigert die Kundenzufriedenheit und spart Kosten. Wenn du aktuell nach einer Lösung suchst, um genau das zu erreichen, findest du hier Antworten auf die wichtigsten Fragen, die du dir im Auswahlprozess stellen solltest.

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1. Lässt sich das Tool an meine Brand anpassen?

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Der Rückgabeprozess ist ein wichtiger Touchpoint mit deiner Brand. Und entscheidet über Wiederholungskäufe – laut einer Umfrage kommen 80 % der Kunden nicht zurück, wenn sie bei der Rückgabe eine schlechte Erfahrung machen.2

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Einen positiven Eindruck hinterlassen Prozesse, die nicht generisch sind und die Werte deine Brand widerspiegeln.

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Achte daher auf ein Tool, das dir ein Self-Service-Portal im eigenen Branding bietet – inklusive Farben und Logo. Kunden sollten das Gefühl haben, dass Retourenportal und Shop aus einer Hand kommen.

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Auch die Rückgaberichtlinie sollte zur Brand Experience passen: 8returns ermöglicht individuelle Lösungen wie die „Grüne Retoure“.  Das Prinzip: Unter einem bestimmten Warenwert können Kunden ein Produkt behalten und bekommen es trotzdem erstattet. Eine besonders sinnvolle Logik für Fair Fashion- und Beauty-Brands.

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2. Passt das Tool zu meinem Shopsystem und Toolset?

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Eine gute Retourenlösung integriert sich nahtlos in bestehende E-Commerce-Plattformen und Shopsysteme, zum Beispiel Shopify, Shopware oder Scayle.

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Mit 8returns kannst du außerdem deine 3PL, dein ERP oder Kundenservice-Tool anbinden, um deinem Team das Retourenmanagement noch einfacher zu machen.

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3. Kann ich meine Rückgaberichtlinien flexibel steuern?

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Nicht jede Retoure ist gleich. In deinem neuen Tool solltest du Regeln nach Produktart, Kundensegment oder Land definieren können – z. B. längere Fristen für VIPs oder kostenpflichtige Rückgaben außerhalb der EU.

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Prüfe, ob die Software regelbasierte Entscheidungen für dich treffen kann, zum Beispiel, Retouren sicher an deine Wunschziele umzuleiten. Return-in-Store, Spenden oder Resale werden so ohne Mehraufwand umsetzbar.

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4. Welche Retourendaten bekomme ich?

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Gute Daten helfen dir, bessere Entscheidungen zu treffen und Retouren langfristig zu reduzieren.

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8returns liefert dir ein klares Dashboard, das Umtauschraten anzeigt und Retourengründe auf Artikelebene auswertet.

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Produktspezifische Retourengründe sind wertvolle Daten, um schnell auf Probleme reagieren zu können, beispielsweise auf ungenaue Produktbeschreibungen im Shop.

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5. Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

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Vom Versandlabel bis zur Rückerstattung – jeder manuelle Schritt kostet Zeit und Geld. Eine gute Retourensoftware automatisiert Routineaufgaben. So kann sich dein Team wieder wichtigeren Themen widmen, statt Excel-Tabellen zu pflegen oder Paketbeileger auszuwerten.

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Deine neue Lösung sollte Klärfälle direkt über das Retourenportal erfassen können, Bilder und Problembeschreibungen automatisch an den Customer Support schicken. Auch Status-E-Mails werden idealerweise automatisch versandt. So schaltest du Retouren auf Autopilot, ohne die Kontrolle abzugeben – und sparst allen Seiten wertvolle Zeit.

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Kunden erwarten diesen Service mittlerweile – in einer Umfrage gaben 66 % der Online-Shopper an, dass sie vor allem einen schnellen Retourenprozess erwarten.3

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6. Funktioniert das Tool international?

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Dein Brand wächst über Ländergrenzen hinaus? Dann brauchst du ein Tool, das mehrere Sprachen, Währungen und Versandoptionen unterstützt, ohne zusätzlichen Aufwand.

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Mit 8returns bietest du deinen Kunden ein Retourenportal in mehreren Sprachen, integrierst länderspezifische Carrier und vereinfachst internationale Prozesse wie Zollabwicklung und Logistik.

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7. Skaliert das Tool mit mir?

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Wenn du vorhast, zu skalieren, dann entscheide dich für ein Tool, das nicht nur deine heutigen Anforderungen abdeckt, sondern auch mitwachsen kann.

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Achte auf ein flexibles Preismodell, das dir erlaubt, mit den Basics zu starten und Funktionen bei Bedarf zu erweitern. Auch die technische Infrastruktur sollte skalierbar sein: Mehr Bestellungen, neue Märkte – dein Retourenmanagement-Tool muss diese Entwicklung mitmachen, ohne dass du Prozesse nochmal neu aufsetzen musst.

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8. Was sagen andere Brands über das Tool?

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Bewertungen, Referenzen und Case Studies liefern wertvolle Einblicke. Hat das Tool sich bei ähnlichen Brands deiner Branche bewährt? Gibt es messbare Erfolge? Suche gezielt nach Erfahrungsberichten und Reviews.

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9. Wie schnell kann ich starten?

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Ein aufwändiges Onboarding ist nicht nur frustrierend, sondern auch teuer. Achte auf eine Lösung, mit der du sofort loslegen kannst – am besten ohne groß angelegtes IT-Projekt.

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Mit 8returns startest du in wenigen Stunden, je nach Grad der Personalisierung. Einfache Automatisierungen lassen sich mit wenigen Klicks implementieren, ohne dass du eine Zeile Code schreiben musst.

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10. Hilft mir das Tool, Retouren zu vermeiden?

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Ein gutes Retourenmanagement-Tool beschränkt sich nicht nur auf die Abwicklung von Rücksendungen, sondern unterstützt dich dabei, Retouren zu reduzieren.

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Wie das geht? Indem das Tool Alternativen zur klassischen Rückerstattung anbietet, z.B. einen direkten Umtausch, Shop-Guthaben, Instant Shop-Guthaben oder Shop Now.

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Das reduziert nicht nur Retourenquoten, sondern steigert auch die Kundenbindung und den Wiederkauf.

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Unser Fazit: Der Retourenprozess ist mehr als ein Pflichtprogramm – er ist ein entscheidender Hebel für Kundenzufriedenheit, Effizienz und Markenbindung. Das richtige Tool ist also ein echter Wettbewerbsvorteil.

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8returns steht für einen Prozess, mit dem Retouren nicht einfach nur abgewickelt sondern strategisch genutzt werden können. Buche dir jetzt eine unverbindliche Demo! Unser Team zeigt dir gerne, wie du 8returns nutzen kannst, um deine Ziele zu erreichen.

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