Von der Gründung bis zur Skalierung: So geht smartes Retourenmanagement bei VLACE

Eine Sneaker-Brand mit Haltung

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Die veganen Sneaker von VLACE stehen für Style und eine kompromisslose Haltung gegenüber Tierwohl und Nachhaltigkeit. Die Brand wurde 2022 von Viola Weller gegründet, aus dem tiefen Wunsch heraus, eine Alternative zu den gängigen Herstellungsbedingungen in der Sneaker-Industrie zu schaffen.

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„Ich liebe Tiere über alles“, erzählt Viola. „Und ich war total schockiert, als ich gesehen habe, unter welchen Bedingungen Sneaker oft produziert werden – schlechte Tierhaltung, Kinderarbeit, chemische Gerbung, Billiglöhne. Das wollte ich nicht akzeptieren.“

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Viola, ohne Design- oder Modehintergrund, griff kurzerhand selbst zum Stift, entwarf ihren ersten Sneaker, reiste nach Portugal – und blieb dort, bis sie einen Produzenten für die ersten Schuhe fand.

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Nach anfänglichem Fokus auf das B2B-Geschäft folgte im Herbst 2024 der große Push: Ein Auftritt bei „Die Höhle der Löwen” brachte der Brand verdiente Aufmerksamkeit – und steigende B2C-Verkäufe.  

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Heute arbeitet VLACE mit Obstleder aus Italien und produziert fair in Portugal. Die Community liebt Violas Story. „Die Leute schreiben uns nicht ‘Hi VLACE Team’, sondern ‘Hallo Viola!’ – es ist schön zu sehen, dass meine Mission und die Gründungsgeschichte Anklang findet.“

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Die Herausforderung – Zeitfresser Retouren

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Das B2C-Wachstum kam jedoch nicht ohne neue Herausforderungen, besonders für das Retourenmanagement: „Wir haben alles manuell gemacht – Excel-Tabellen gepflegt, E-Mails mit Kund:innen hin- und her geschrieben, händisch Retourenlabels generiert und Rückerstattungen in Shopify ausgelöst. Das hat unfassbar viel Zeit gefressen.“

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Der Aufwand war für das kleine Team enorm. „Manchmal sitzt du 30 Minuten an einer Kundenmail, nur um herauszufinden, was die Person eigentlich möchte. Und dann verlierst du den Überblick – wann kam was zurück, ist das Geld schon erstattet? Schnell war klar: So geht es nicht weiter”, erinnert sich Viola. 

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Schnelle Hilfe per Empfehlung

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Die Lösung kam durch einen unerwarteten Hinweis: „Unser Logistiker hat uns 8returns empfohlen – er meinte, das könnte was für uns sein.“

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Ohne lange zu überlegen oder weitere Retourenmanagement-Tools zu testen, startete VLACE mit 8returns. „Wir hatten einfach direkt das Gefühl, dass die Software zu uns passt.“

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Die Ergebnisse: Mehr Zeit, zufriedenere Kunden, bessere Prozesse

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Die Einführung von 8returns war ein echter Gamechanger. „Wir sparen seit der Implementierung wahnsinnig viel Zeit. Und die Kunden sind auch glücklicher”, so Viola. „Vor allem haben wir weniger verärgerte E-Mails aufgrund von Retouren. Unser Retourenmanagement wirkt mit 8returns einfach professioneller und vertrauenswürdiger.“ 

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Was früher in Excel und E-Mails verloren ging, wird heute einfach über die Retourenplattform abgewickelt. Mittlerweile läuft der Rücksendeprozess automatisiert ab – Kunden melden ihre Retoure eigenständig an, erhalten Label oder QR-Code und anschließend automatisierte Status-Updates zu ihrer Retoure.

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Ein weiterer Vorteil: der reibungslose Umtausch. „Für unsere Kunden ist es jetzt viel einfacher, direkt in eine andere Größe oder ein anderes Modell zu tauschen“, erklärt Viola. „Das steigert die Retention, weil sie das Gefühl haben: Es ist so unkompliziert, ich kann einfach noch mal was anderes ausprobieren.“

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Auch das Team profitiert. „Früher waren Retouren ein großer Zeitfresser, heute können wir uns auf andere Dinge konzentrieren. Die Retourenquote wächst zwar mit, aber das ist im Footwear-Segment normal. Wichtig ist, dass wir sie gut managen – und das tun wir jetzt.“

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Fazit

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Mit 8returns hat VLACE eine Lösung gefunden, die perfekt zu ihrer Mission passt: Ressourcen schonen, smarter arbeiten und die Customer Experience verbessern. Das Retourenmanagement ist nun kein Stressfaktor mehr, sondern Teil der Wachstumsstrategie.

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Alle Bilder mit freundlicher Genehmigung von Weller Industrievertretungen GmbH / VLACE