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82 % der Online-Shopper sagen: Ein klarer, transparenter Retourenprozess erhöht die Kaufwahrscheinlichkeit.1 Die Basis dafür? Das passende Retourenmanagement-Tool.

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Ein gut durchdachter Prozess stärkt deine Brand, steigert die Kundenzufriedenheit und spart Kosten. Wenn du aktuell nach einer Lösung suchst, um genau das zu erreichen, findest du hier Antworten auf die wichtigsten Fragen, die du dir im Auswahlprozess stellen solltest.

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1. Lässt sich das Tool an meine Brand anpassen?

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Der Rückgabeprozess ist ein wichtiger Touchpoint mit deiner Brand. Und entscheidet über Wiederholungskäufe – laut einer Umfrage kommen 80 % der Kunden nicht zurück, wenn sie bei der Rückgabe eine schlechte Erfahrung machen.2

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Einen positiven Eindruck hinterlassen Prozesse, die nicht generisch sind und die Werte deine Brand widerspiegeln.

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Achte daher auf ein Tool, das dir ein Self-Service-Portal im eigenen Branding bietet – inklusive Farben und Logo. Kunden sollten das Gefühl haben, dass Retourenportal und Shop aus einer Hand kommen.

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Auch die Rückgaberichtlinie sollte zur Brand Experience passen: 8returns ermöglicht individuelle Lösungen wie die „Grüne Retoure“.  Das Prinzip: Unter einem bestimmten Warenwert können Kunden ein Produkt behalten und bekommen es trotzdem erstattet. Eine besonders sinnvolle Logik für Fair Fashion- und Beauty-Brands.

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2. Passt das Tool zu meinem Shopsystem und Toolset?

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Eine gute Retourenlösung integriert sich nahtlos in bestehende E-Commerce-Plattformen und Shopsysteme, zum Beispiel Shopify, Shopware oder Scayle.

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Mit 8returns kannst du außerdem deine 3PL, dein ERP oder Kundenservice-Tool anbinden, um deinem Team das Retourenmanagement noch einfacher zu machen.

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3. Kann ich meine Rückgaberichtlinien flexibel steuern?

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Nicht jede Retoure ist gleich. In deinem neuen Tool solltest du Regeln nach Produktart, Kundensegment oder Land definieren können – z. B. längere Fristen für VIPs oder kostenpflichtige Rückgaben außerhalb der EU.

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Prüfe, ob die Software regelbasierte Entscheidungen für dich treffen kann, zum Beispiel, Retouren sicher an deine Wunschziele umzuleiten. Return-in-Store, Spenden oder Resale werden so ohne Mehraufwand umsetzbar.

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4. Welche Retourendaten bekomme ich?

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Gute Daten helfen dir, bessere Entscheidungen zu treffen und Retouren langfristig zu reduzieren.

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8returns liefert dir ein klares Dashboard, das Umtauschraten anzeigt und Retourengründe auf Artikelebene auswertet.

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Produktspezifische Retourengründe sind wertvolle Daten, um schnell auf Probleme reagieren zu können, beispielsweise auf ungenaue Produktbeschreibungen im Shop.

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5. Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

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Vom Versandlabel bis zur Rückerstattung – jeder manuelle Schritt kostet Zeit und Geld. Eine gute Retourensoftware automatisiert Routineaufgaben. So kann sich dein Team wieder wichtigeren Themen widmen, statt Excel-Tabellen zu pflegen oder Paketbeileger auszuwerten.

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Deine neue Lösung sollte Klärfälle direkt über das Retourenportal erfassen können, Bilder und Problembeschreibungen automatisch an den Customer Support schicken. Auch Status-E-Mails werden idealerweise automatisch versandt. So schaltest du Retouren auf Autopilot, ohne die Kontrolle abzugeben – und sparst allen Seiten wertvolle Zeit.

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Kunden erwarten diesen Service mittlerweile – in einer Umfrage gaben 66 % der Online-Shopper an, dass sie vor allem einen schnellen Retourenprozess erwarten.3

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6. Funktioniert das Tool international?

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Dein Brand wächst über Ländergrenzen hinaus? Dann brauchst du ein Tool, das mehrere Sprachen, Währungen und Versandoptionen unterstützt, ohne zusätzlichen Aufwand.

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Mit 8returns bietest du deinen Kunden ein Retourenportal in mehreren Sprachen, integrierst länderspezifische Carrier und vereinfachst internationale Prozesse wie Zollabwicklung und Logistik.

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7. Skaliert das Tool mit mir?

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Wenn du vorhast, zu skalieren, dann entscheide dich für ein Tool, das nicht nur deine heutigen Anforderungen abdeckt, sondern auch mitwachsen kann.

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Achte auf ein flexibles Preismodell, das dir erlaubt, mit den Basics zu starten und Funktionen bei Bedarf zu erweitern. Auch die technische Infrastruktur sollte skalierbar sein: Mehr Bestellungen, neue Märkte – dein Retourenmanagement-Tool muss diese Entwicklung mitmachen, ohne dass du Prozesse nochmal neu aufsetzen musst.

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8. Was sagen andere Brands über das Tool?

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Bewertungen, Referenzen und Case Studies liefern wertvolle Einblicke. Hat das Tool sich bei ähnlichen Brands deiner Branche bewährt? Gibt es messbare Erfolge? Suche gezielt nach Erfahrungsberichten und Reviews.

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9. Wie schnell kann ich starten?

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Ein aufwändiges Onboarding ist nicht nur frustrierend, sondern auch teuer. Achte auf eine Lösung, mit der du sofort loslegen kannst – am besten ohne groß angelegtes IT-Projekt.

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Mit 8returns startest du in wenigen Stunden, je nach Grad der Personalisierung. Einfache Automatisierungen lassen sich mit wenigen Klicks implementieren, ohne dass du eine Zeile Code schreiben musst.

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10. Hilft mir das Tool, Retouren zu vermeiden?

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Ein gutes Retourenmanagement-Tool beschränkt sich nicht nur auf die Abwicklung von Rücksendungen, sondern unterstützt dich dabei, Retouren zu reduzieren.

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Wie das geht? Indem das Tool Alternativen zur klassischen Rückerstattung anbietet, z.B. einen direkten Umtausch, Shop-Guthaben, Instant Shop-Guthaben oder Shop Now.

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Das reduziert nicht nur Retourenquoten, sondern steigert auch die Kundenbindung und den Wiederkauf.

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Unser Fazit: Der Retourenprozess ist mehr als ein Pflichtprogramm – er ist ein entscheidender Hebel für Kundenzufriedenheit, Effizienz und Markenbindung. Das richtige Tool ist also ein echter Wettbewerbsvorteil.

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8returns steht für einen Prozess, mit dem Retouren nicht einfach nur abgewickelt sondern strategisch genutzt werden können. Buche dir jetzt eine unverbindliche Demo! Unser Team zeigt dir gerne, wie du 8returns nutzen kannst, um deine Ziele zu erreichen.

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Retourenmanagement: Was kann Shopify?

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Shopify hat sich in den letzten Jahren als eine der leistungsfähigsten E-Commerce-Plattformen etabliert – nicht nur für Start-ups, sondern auch für ambitionierte D2C-Brands, die international wachsen wollen. Aktuelle Zahlen zeigen: Weltweit gibt es etwa 4,82 Millionen aktive Shopify-Stores

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Besonders das umfangreiche Ökosystem von knapp 12.000 Apps und Partnern machen Shopify zur idealen Basis für deine Brand, wenn du schnell skalieren und gleichzeitig eine starke Customer Experience bieten willst.2

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Während Shopify für Launch und Wachstumsphase integrierte Lösungen bietet, kannst du mithilfe spezialisierter Partner deine Prozesse noch individueller gestalten. Der Vorteil:Die meisten Apps lassen sich nahtlos an deinen Shopify-Store anbinden. So steigerst du schnell  Effizienz, ohne Komplexität aufzubauen.

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Ein Beispiel dafür ist das Retourenmanagement. Shopify stellt hierfür solide Grundfunktionen zur Verfügung, mit der sich Rückgaben und Rückerstattungen einfach abwickeln lassen.

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Doch mit steigendem Bestellvolumen und wachsendem Kundenanspruch stoßen viele Händler schnell an Grenzen. Das weiß auch Kate Pysmenska, Product Manager bei 8returns.

„Eine funktionale Retourenlösung hilft Händlern dabei, Produkte zurückzunehmen und Rückerstattungen abzuwickeln. Eine spezialisierte Lösung hingegen macht Retouren zu einer Chance.”

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In diesem Artikel zeigen wir dir, was Shopify von Haus aus bietet und ab wann sich der Umstieg auf eine spezialisierte Lösung wie 8returns lohnt.

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Die Basics: Retourenmanagement mit Shopify

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Shopify bietet dir integrierte Funktionalitäten, mit denen du grundlegende Retourenprozesse einfach abbilden kannst. Dazu gehören:

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• Erstellung von Rücksendungen direkt im Admin-Bereich
• Verwaltung des Retouren-Status (z.  B. „Rücksendung erhalten“)
• Versand von Status-Updates an Kunden
• Auslösung von Rückerstattungen
• Bereitstellung von Retourenlabels
• Self-Service Anmeldung von Retouren über deinen Shop

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All diese Funktionen setzen zum Großteil manuelle Arbeitsschritte voraus. Diese Lösung reicht völlig aus, wenn du:

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• ein kleines Sortiment hast,
• nur wenige Retouren pro Woche bekommst,
• die Abwicklung manuell über dein Team organisieren kannst,
• auf individuelle Retourenregeln verzichten kannst.

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Mit deinem Shop wächst jedoch auch der Aufwand und der Anspruch deiner Kunden.Spätestens jetzt lohnt es sich, über eine spezialisierte Lösung nachzudenken, die nicht nur entlastet, sondern auch neue Möglichkeiten schafft.
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Wann es Zeit für eine spezialisierte Lösung ist

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Kate kennt den Wendepunkt für viele Händler: „Wenn dein Operations-Team spürbar viel Zeit mit der Bearbeitung von Rücksendungen verbringt – und du dir denkst: Diese Zeit könnte so viel sinnvoller eingesetzt werden –, dann ist das ein klares Zeichen dafür, dass du deiner bisherigen Lösung entwachsen bist.“

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Das sind die wichtigsten Indikatoren dafür, dass es Zeit ist, für eine spezialisiertere Softwarelösung:

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• Die Abwicklung deiner Retouren ist fehleranfällig und intransparent
• Where-Is-My-Order (WISMO) und Where-Is-My-Return Anfragen nehmen viel Zeit deines Customer Supports in Anspruch
• Du verlierst den Überblick über den Status einzelner Rücksendungen
• Du möchtest Retourengründe auswerten und datenbasiert Produktoptimierungen vornehmen
• Du möchtest Umsatzpotenziale ausschöpfen und beispielsweise Umtausch statt Rückerstattung fördern oder eine Erstattung in Gutscheinen ermöglichen
• Du willst spezifische Regeln für deine Retouren definieren
• Du willst Retouren strategisch vermeiden, nicht nur abwickeln

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Kate bringt die Vorteile einer All-in-One Lösung auf den Punkt:

„Wenn du Rückgaben zulässt, ohne nach Gründen zu fragen, diese Daten nicht nutzt, um deine Produkte zu verbessern oder deine Kunden immer noch aufforderst, dich per E-Mail für ein Rücksendeetikett zu kontaktieren – dann verschenkst du Potenzial.”

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Spezialisierte Retourenlösungen wie 8returns setzen genau dort an.

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Automatisieren, Kunden binden & Retouren vermeiden

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Automatisierung ohne Kontrollverlust

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Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass deine Retourenprozesse auch bei steigendem Volumen effizient und skalierbar bleiben – ohne dass du die Kontrolle verlierst. Meldet ein Kunde beispielsweise einen defekten Artikel, kann er direkt im Retourenportal Bilder und eine Beschreibung des Problems hochladen. Auf Wunsch wird der Fall – inklusive aller relevanten Informationen – an dein Support-Team weitergeleitet.

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Aufgaben, die sonst viel manuelle Arbeit erfordern, lassen sich problemlos automatisieren: von der Rückerstattung über Umtauschprozesse bis hin zur Erstellung von Labels oder QR-Codes. So sparst du Zeit, reduzierst Fehler und bietest deinen Kunden gleichzeitig ein reibungsloses Rückgabeerlebnis.

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Customer Experience als Wettbewerbsvorteil

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Eine der größten Stärken einer All-in-One-Lösung liegt darin, den Rückgabeprozess nahtlos in die Shopping Experience einzubetten – und ihn dabei so einfach und positiv wie möglich zu gestalten. Eine intuitive Customer Experience von der Rückgabeanfrage bis zur Rückerstattung. Das schafft Vertrauen, stärkt die Kundenbindung und entlastet dein Team gleichzeitig.

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Darüber hinaus unterstützt eine smarte Lösung deine Kunden aktiv dabei, das passende Produkt zu finden. Gefällt etwa die Farbe nicht, können sie den Artikel direkt gegen eine andere Variante umtauschen – ganz ohne Umwege. Über das Retourenportal erhalten sie Zugriff auf dein Sortiment, das in Echtzeit mit dem Warenbestand synchronisiert ist. So wird aus einer Rückgabe nicht nur ein besseres Erlebnis, sondern oft auch ein neuer Kaufmoment.

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Features, um Umsatz zu behalten und Geldrückerstattungen zu reduzieren

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Eine Retourenplattform hat das Potential, dass Wachstum deines Unternehmens zu unterstützen.

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Das gelingt mit Features wie Shop-Guthaben bzw. Instant Shop-Guthaben und Shop Now. Die Idee dahinter: Noch im Retourenprozess bekommen deine Kunden die Möglichkeit, neue Produkte zu entdecken und direkt mit dem Geldwert ihrer Retouren weiterzushoppen.

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Im Fall von Shop-Guthaben wird Kunden nach Anmeldung der Retoure ein Gutschein geschickt, mit dem sie zu einem späteren Zeitpunkt wiederkommen können. „Für viele Händler ist es ein echter Aha-Moment, wenn sie zum ersten Mal Umsatz zurückgewinnen durch einen Umtausch oder Shop-Guthaben statt einer klassischen Erstattung”, verrät Kate.

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Individuelle, markengerechte Lösungen

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Eine spezialisierte Retourenplattform passt sich deiner Brand an – nicht umgekehrt. Ob nationale oder internationale Rücksendungen, „Return in Store“, Rückgabe via Spendenzentrum oder gezieltes Routing an Re-Sale Partner: Mit intelligenten Regeln lassen sich auch komplexe Retouren managen – ohne dass für dich ein Mehraufwand entsteht.

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Rückgaberichtlinien können auf unterschiedliche Kundengruppen zugeschnitten werden – etwa mit kostenlosen Retouren für VIPs oder kulanteren Fristen für besonders loyale Kunden. So gestaltest du Prozesse, die zu deiner Brand und deiner Zielgruppe passen.

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Retouren-Analytics

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Retouren-Analytics helfen dir nicht nur dabei, Rücksendungen zu reduzieren, sondern auch, deine Produkte gezielt weiterzuentwickeln. „Viele Händler sind überrascht, wie viel Klarheit sie plötzlich darüber gewinnen, warum bestimmte Artikel zurückgeschickt werden“, erklärt Kate. „Diese Erkenntnisse fließen oft direkt in die Optimierung des Sortiments ein.“

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Im Backend von 8returns erhalten Händler einen umfassenden Überblick über relevante Kennzahlen, zum Beispiel Retourengründe auf Produktebene und Produkte mit der höchsten Rücksendequote.

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Diese Daten bieten nicht nur operative Unterstützung, sondern liefern wertvolles, produktbezogenes Feedback – von der Qualitätssicherung bis zur Sortimentsplanung. So werden Retouren zu einer strategischen Informationsquelle für Produktentwicklung, Kundenservice und Marketing.

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Fazit: Retouren smart steuern statt nur abwickeln

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Shopify bietet einen guten Einstieg ins Retourenmanagement. Wenn dein Shop jedoch wächst, du skalieren oder strategisch an das Thema herangehen willst, kommst du um eine spezialisierte Lösung nicht herum.

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Mit einem Tool wie 8returns transformierst du Rücksendungen von einem Kostenfaktor in eine strategische Chance. Weniger Aufwand, mehr Kontrolle – und das Potenzial, aus jeder Rücksendung einen loyaleren Kunden zu machen.

„Unser Fokus liegt darauf, Verluste durch Retouren zu vermeiden. Das gelingt, indem wir Lösungen für Automatisierung und Kundenbindung bereistellen.”

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Du willst wissen, wie 8returns deiner Brand helfen kann, Retouren effizienter zu managen? Dann sprich mit uns!

In einer persönlichen Demo zeigen wir dir, wie du mit 8returns individuelle Rückgabeprozesse aufsetzt und deine Retourenstrategie zum Erfolg bringst.

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